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Die Gründe für das Scheitern von Großprojekten sind vielfältig. Allein die Bezeichnung „Großprojekt“ kann für eine verfehlte Einschätzung des Gesamtausmaßes sorgen. Es sind eben nicht einfach „große Projekte“, sondern häufig eine Vielzahl von Projekten unterschiedlichster Größe, die in einer komplexen Struktur zusammengesetzt, ein neues Vorhaben ergeben. Dabei gilt es, deren Ablauf zu organisieren und ein Programm zur kontinuierlichen Bearbeitung der Gesamtstruktur zu etablieren. Gerade die Komplexität ist das entscheidende Charakteristikum. Kurz: Es bedarf eines ausgereiften Programmmanagements, um diese zu beherrschen.
Was ist eigentlich ein Programm?
Der Unterschied zwischen Projekt und Programm liegt in der Zielsetzung: Meist verfolgen Projekte primär ein singuläres Ziel innerhalb eines Unternehmens, ohne dabei andere Firmenaktivitäten einzubeziehen, geschweige denn das gesamte System. Ein Erfolg ist es nur dann, wenn das Ziel erreicht ist und die Ressourcen eingehalten wurden. Im Gegensatz dazu berücksichtigen Programme die vielfältigen Abhängigkeiten, die sich zwangsläufig aus der Anzahl und Heterogenität der Systemelemente ergeben. Dabei geht es weniger um einzelne Projektetappen, als um deren Beiträge zum übergeordneten Programmziel.
Ein typischer Projektauftrag ist zum Beispiel die Entwicklung einer Software oder die Erneuerung der Arbeitsplatzcomputer – einzelne, in sich geschlossene Aufgaben. Ein übergreifendes Programm hingegen steuert und plant den umfassenden Umbau der gesamten IT-Infrastruktur beispielsweise einer Organisation. Darunter fallen auch die Entwicklung und Einführung neuer Software, der Ausbau der Netze und die Einführung von Services wie einem zentralen User Help Desk. Ein übergeordnetes Programmmanagement hat dabei die Aufgabe, alle Abhängigkeiten der Projekte und Teilprojekte zu erfassen, abzubilden und zu steuern. Das wesentliche Merkmal von Programmen: Sie verfolgen gesamtheitliche Ziele, die häufig die Strategie einer Organisation abbilden.
Der Erfolg der BWI
Diesen Überlegungen folgend etablierte die BWI von vornherein ein übergeordnetes Programmmanagement für das IT-Projekt HERKULES. Dieses entwickelte einen gesellschaftsübergreifenden Gesamtdurchführungsplan (GDP) und eine eigene Programmmanagementmethodik. Der GDP war das verpflichtende und einzige Projektplanungswerkzeug der BWI mit verbindlichen Strukturen. Er ermöglichte die kontinuierliche Anpassung und Optimierung, die bei solch langfristigen und vielschichtigen Vorhaben wie HERKULES erforderlich sind. Der GDP stellte die Abhängigkeiten und Wechselwirkungen der Projekte untereinander dar und ermöglichte es, deren Zusammenwirken kontinuierlich zu optimieren und zu steuern.
Rückblickend ist festzustellen, dass der Erfolg insbesondere auf die übergreifenden Zwischenkontrollen innerhalb der GDP-Phasen zurück zuführen ist. Die BWI hat damit demonstriert, dass mit einer ganzheitlichen Steuerung Vorhaben dieser Komplexität erfolgreich ans Ziel gebracht werden können.
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Zur Begründung hieß es: „Das Projekt konnte unter Berücksichtigung nicht vorhersehbarer Umstände im Kostenrahmen umgesetzt werden und befindet sich mit einem zuverlässigen IT-Betrieb im Zeitplan.“ Viele Aspekte des HERKULES-Projektes seien vorbildlich für die Modernisierung und den Betrieb der IT in der öffentlichen Verwaltung. Den privaten und öffentlichen Partner sei es gemeinsam gelungen, zu beiderseitigem Nutzen ein überzeugendes Projekt zu realisieren.
Der Innovationspreis wird seit neun Jahren vom Bundesverband PPP und dem Behörden Spiegel vergeben. Bereits 2011 war das IT-Projekt HERKULES ausgezeichnet worden, da die Öffentlich Private Partnerschaft eindeutig günstiger als eine Modernisierung in Eigenregie der Bundeswehr gewesen sei und zur schnelleren Zentralisierung der IT beigetragen habe. Mit dem aktuellen Preis wird nun auch die Betriebsphase gewürdigt.
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Der Hintergrund: Bundeswehr, IBM und Siemens unterzeichneten 2006 den HERKULES-Vertrag und gaben damit den Startschuss für eines der größten IT-Projekte Europas: Die Modernisierung und Standardisierung der nichtmilitärischen Informations- und Kommunikationstechnik der Bundeswehr. Im Sommer 2012 schloss die BWI die Modernisierung der IT ab und der Zielbetrieb war erreicht. Im Dezember 2016 wird das Projekt HERKULES planmäßig nach zehn Jahren enden. Die BWI wird als der IT-Dienstleister der Bundeswehr jedoch weiterhin dafür sorgen, dass die Bundeswehr über ein modernes IT-System verfügt.
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